Telefonkonferenz organisieren
 
   

   

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  In einer immer globaleren Geschäftswelt sind Telefonkonferenzen die ideale Lösung zur Verbesserung der Kommunikation von Personen und Gruppen. Sie erleichtern die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung und sparen viel Zeit und Reisekosten. 

 

Checkliste: Organisation einer Telefonkonferenz



bulletErstellung einer Teilnehmerliste
bulletAbstimmung des Termins mit Uhrzeit und voraussichtlicher Dauer
bulletKontakt mit einem Organisator von Telefonkonferenzen
Beschaffung des Einwahl-PIN 

Abstimmung, ob die Telefonkonferenz
           mitgeschnitten werden soll 
           (Mitschnitt wird i.d.R. anschließend per
           .wav-Datei an den Konferenzleiter geschickt)

bullet Information der Teilnehmer über das Thema/Agenda
bullet Übermittlung aller notwendigen Unterlagen an die Teilnehmer
bullet Information über benötigte Hilfsmittel (z.B. Verträge, Unterlagen usw.)
bullet Information der Teilnehmer über die Telefonkonferenz selbst (z. B. Mitteilung des Einwahl-PIN, Aufklärung über evtl. Mitschnitt der Telefonkonferenz usw.


Wenn Sie flexibel bleiben möchten, können Sie Telefonkonferenzen durch unser Konferenzportal selbst organisieren. Mit dem Konferenzportal für Office-Organisatoren ist die Planung und Durchführung von Audiokonferenzen ein Kinderspiel geworden. Nach der Onlineanmeldung steht Ihnen eines der modernsten Konferenzsysteme weltweit für Spontan- und Terminkonferenzen sofort zur Verfügung. Einige Vorteile:

 

bullet

Dial-In und Dial-Out Konferenzen mit bis zu 400 Teilnehmern

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Webkonsole zur Steuerung des Konferenzverlaufs

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Stumm- und Taubstummschaltungen, Wahlwiederholung, Zuschaltung und Trennung einzelner oder mehrerer Teilnehmer

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Gesprächsmitschnitte für Protokolle oder fehlende Teilnehmer

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Wortmeldefunktion für Konferenzen mit großem Audito

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Konferenzunterstützung durch Powerpointpräsentationen, Application Viewing, Flash-Animationen, Co-Browsing

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Integration verschiedener Adressbestände (Im- & Export)

 

Vorbereitung eines einzelnen Teilnehmers auf die Telefonkonferenz

 

bullet Welche Themen, Probleme oder Ideen möchten Sie erörtert haben?
bullet Auf welche Einwände oder Fragen könnten Sie stoßen? Wie können Sie diese entkräften?
bullet Falls Sie die Telefonkosten in Rechnung stellen können (z. B. Kunden) notieren Sie sich die Dauer der Konferenz und die anfallenden Gebühren
bullet Machen Sie während der Konferenz Notizen, fassen Sie Zwischenergebnisse und Resultate mündlich zusammen.
bulletFassen Sie nach Ende der Telefonkonferenz die Fakten, Daten, Termine zusammen, solange die Informationen noch frisch sind oder
bullet bitten Sie um Übersendung eines eventuellen Mitschnitts der Telefonkonferenz.
   
   

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