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Checkliste Urlaubsvertretung

 
  • Wer wird mich während meiner Abwesenheit vertreten? Kollegin? Zeitarbeitskraft? Studentin durch Jobvermittlung des Arbeitsamtes?
     
  • Liste anlegen über laufende Projekte. Diese sollte ebenfalls Name und Telefonnummer des jeweiligen Ansprechpartners, sowie Name und Telefonnummer seiner Sekretärin beinhalten.
     
  • Informieren Sie Ihre Vertretung über zu erwartende Vorgänge und deren Ablauf.
     
  • Legen Sie eine Liste an über tägliche und wöchentliche Routinen.
     
  • Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Vertretung einzuarbeiten. Hierbei geben Sie Ihr Einblick in die Tagesmappe mit den nach Datum vorsortierten Vorgängen, Ihre von Ihnen angelegten Karteien und den Ablauf des allgemeinen Tagesgeschehens.

    Erklären Sie die Handhabung der Post (wie sortieren, was darf sie öffnen, was darf nicht geöffnet werden, gibt es Regeln über den Zeitraum der Beantwortung von Post).

    Auch sollte Ihre Vertretung unbedingt mit Ihrem persönlichen Ablagesystem vertraut gemacht werden.

    Weisen Sie ihre Vertretung in die EDV ein (Ablagesystem, Vorlagen, Musterbriefe...) und teilen Sie ihr die nötigen Passwörter mit.
     
  • Legen Sie eine (Telefon-) Liste an mit wichtigen Personen/Ansprechpartner und Personen, die Hilfestellung leisten können.
     
  • Sie erleichtern Ihrer Vertretung den Einstieg, indem Sie sie mit den persönlichen Eigenarten Ihres Chefs vertraut machen. Nach welchen Kriterien setzt er Prioritäten? Welche Informationen müssen sofort an ihn oder an eine entsprechend andere Person weitergeleitet werden? Welche Informationen wünscht er morgens auf dem Schreibtisch zu haben? Gibt es Personen, die bevorzugt behandelt werden müssen? Warnung vor bekannten Fettnäpfchen!
     
  • Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Tagesablauf zu dokumentieren. Wichtige Details die Sie selbst schon kennen, kann Ihre Vertretung nicht erahnen. Versetzen Sie sich in den letzten Wochen vor Ihrem Urlaub in die Situation eine Outsiders. Auch Checklisten für Arbeitsabläufe können sehr hilfreich sein.
     
  • Machen Sie sich frei von dem Gedanken, Ihre Vertretung könnte Sie zu gut vertreten. Konkurrenzdenken ist hier vollkommen fehl am Platz. Jeder wird wissen, dass die Vertretung als Vertretung gut war. Über Fehler, die Sie selbst nicht machen würden, wird man hinwegsehen. Und alle werden sich freuen, wenn der gewohnte Arbeitsablauf wieder gewonnen wird, wenn Sie zurück sind.

Checkliste Urlaubsvertretung als pdf-Datei



 

 

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